Audyt i optymalizacja procesu fakturowania
Zanim firma zdecyduje się na wdrożenie nowego systemu, warto wiedzieć, gdzie faktycznie tracony jest czas i pieniądze. Audyt procesu fakturowania daje odpowiedź na to pytanie - bez założeń z góry, na podstawie rzeczywistych danych z działu finansowego.
Analizujemy cały łańcuch: od momentu wpłynięcia faktury do jej zaksięgowania i archiwizacji. Sprawdzamy, ile czasu zajmuje każdy etap, ile faktur wymaga ręcznej interwencji i jakie są najczęstsze przyczyny opóźnień w płatnościach.
Co konkretnie badamy
- Liczba faktur przetwarzanych miesięcznie i ich źródła
- Czas od wpłynięcia faktury do zatwierdzenia i płatności
- Odsetek faktur z błędami wymagającymi korekty
- Koszty osobowe związane z obsługą dokumentów
- Zgodność z wymogami KSeF i archiwizacją elektroniczną
Na koniec audytu otrzymujesz raport z oceną dojrzałości procesu, mapą wąskich gardeł i rekomendacjami priorytetyzowanymi według potencjalnego efektu. Raport nie jest ofertą sprzedażową - jeśli okaże się, że obecny proces działa dobrze, powiemy to wprost.
Audyt prowadzony jest zdalnie lub hybrydowo. Wymaga dostępu do danych procesowych i rozmów z 2-4 osobami z działu finansowego i IT.Usługa kierowana jest do firm, które chcą ograniczyć ręczną obsługę dokumentów finansowych i skrócić czas przetwarzania faktur. Wdrożenie przebiega etapowo, z uwzględnieniem specyfiki procesów księgowych klienta.
Wsparcie techniczne dostępne jest przez cały okres trwania umowy. Wszelkie pytania dotyczące konfiguracji lub integracji z systemami ERP można kierować bezpośrednio do zespołu qytakae.
- Analiza istniejącego obiegu dokumentów
- Konfiguracja reguł przetwarzania
- Integracja z systemem księgowym
- Szkolenie dla użytkowników
Program i etapy realizacji
Przebieg audytu
Tydzień 1 - Zbieranie danych
- Warsztaty z zespołem finansowym - wywiad ustrukturyzowany, 3-4 godziny
- Analiza próbki faktur z ostatnich 3 miesięcy
- Przegląd konfiguracji systemu ERP pod kątem obsługi dokumentów
Tydzień 2 - Analiza i modelowanie
- Mapowanie rzeczywistego procesu na podstawie zebranych danych
- Kalkulacja kosztu obecnego procesu w przeliczeniu na fakturę
- Identyfikacja etapów możliwych do automatyzacji
- Porównanie z typowymi parametrami dla firm o podobnej skali
Tydzień 3 - Raport i rekomendacje
- Raport końcowy
- Dokument zawierający mapę procesu, wyniki pomiarów, opis wąskich gardeł i rekomendacje zmian z szacowanym efektem każdej z nich
- Sesja omówienia
- Spotkanie z zespołem klienta, podczas którego omawiamy wyniki i odpowiadamy na pytania dotyczące priorytetów i kolejnych kroków
Dla kogo audyt ma największy sens
Audyt jest przydatny gdy firma przetwarza ponad 200 faktur miesięcznie, planuje zmianę systemu ERP lub wdrożenie KSeF, albo gdy dział finansowy sygnalizuje przeciążenie pracą. Przy mniejszej skali zazwyczaj wystarczy krótka konsultacja zamiast pełnego audytu.
Raport z audytu to dokument roboczy, nie prezentacja. Powinien być na tyle konkretny, żeby dział finansowy mógł go użyć do podjęcia decyzji bez dodatkowych analiz.
Pytania przed zamówieniem?
Skontaktuj się z nami lub przejrzyj pełną ofertę usług - chętnie odpowiemy na każde pytanie dotyczące wdrożenia.