Automatyzacja przetwarzania faktur
Ręczne wprowadzanie faktur do systemu ERP to jedno z tych zadań, które pochłania czas nieproporcjonalnie do swojej wartości. Pracownik przepisuje dane, sprawdza numery NIP, pilnuje terminów płatności - i przy każdym kroku istnieje ryzyko pomyłki. Przy kilkudziesięciu fakturach dziennie to realny problem operacyjny.
Automatyzacja opiera się na technologii OCR połączonej z regułami walidacji i integracją z systemem finansowo-księgowym. Faktury wpływające mailem lub przez portal dostawcy są odczytywane, weryfikowane i kierowane do zatwierdzenia bez udziału człowieka w etapach technicznych.
Gdzie najczęściej pojawiają się problemy
Największe straty czasu to zazwyczaj faktury z niestandardowym układem, duplikaty oraz dokumenty wymagające akceptacji kilku osób. System uczy się formatów konkretnych dostawców i obsługuje wielopoziomowe ścieżki zatwierdzania zgodnie z polityką firmy.
- Obsługa faktur w formatach PDF, XML, EDI i papierowych po skanowaniu
- Integracja z systemami ERP: SAP, Comarch, Symfonia, Microsoft Dynamics
- Automatyczne dopasowanie do zamówień zakupu
- Archiwizacja zgodna z wymogami KSeF
Usługa kierowana jest do firm, które chcą ograniczyć ręczną obsługę dokumentów finansowych i skrócić czas przetwarzania faktur. Wdrożenie przebiega etapowo, z uwzględnieniem specyfiki procesów księgowych klienta.
Wsparcie techniczne dostępne jest przez cały okres trwania umowy. Wszelkie pytania dotyczące konfiguracji lub integracji z systemami ERP można kierować bezpośrednio do zespołu qytakae.
- Analiza istniejącego obiegu dokumentów
- Konfiguracja reguł przetwarzania
- Integracja z systemem księgowym
- Szkolenie dla użytkowników
Program i etapy realizacji
Etapy wdrożenia
Etap 1 - Analiza procesu
- Czas trwania
- 1-2 tygodnie
- Zakres
- Mapowanie obecnego obiegu faktur, identyfikacja wyjątków i niestandardowych przypadków, ocena jakości danych wejściowych
Etap 2 - Konfiguracja i integracja
- Czas trwania
- 2-4 tygodnie
- Zakres
- Konfiguracja silnika OCR, budowa reguł walidacji, integracja z systemem ERP klienta, ustawienie ścieżek zatwierdzania
Etap 3 - Testy i kalibracja
- Czas trwania
- 1-2 tygodnie
- Zakres
- Przetwarzanie próbki historycznych faktur, weryfikacja dokładności odczytu, korekta reguł na podstawie wyników
Etap 4 - Uruchomienie produkcyjne
- Zakres
- Wdrożenie równoległe z dotychczasowym procesem przez pierwsze dwa tygodnie, następnie pełne przejście na nowy system
Przez pierwsze dwa tygodnie działamy równolegle ze starym procesem. Dzięki temu zespół ma czas na oswojenie się z narzędziem, a my możemy wychwycić przypadki brzegowe zanim staną się problemem produkcyjnym.
Podejście stosowane w każdym wdrożeniu
Co wchodzi w skład dokumentacji powdrożeniowej
- Instrukcja obsługi dla pracowników działu finansowego
- Dokumentacja techniczna integracji
- Opis skonfigurowanych reguł walidacji
- Procedura postępowania z wyjątkami
Pytania przed zamówieniem?
Skontaktuj się z nami lub przejrzyj pełną ofertę usług - chętnie odpowiemy na każde pytanie dotyczące wdrożenia.