Nie przyspieszamy procesów.
Eliminujemy ręczne wprowadzanie danych.
Faktury nie powinny wymagać ludzkiej uwagi przy każdym kroku. qytakae przetwarza dokumenty przychodzące - PDF, skan, e-mail - i kieruje dane tam, gdzie powinny trafić, bez pośrednictwa.
To nie działa bez przygotowania po twojej stronie
Ustrukturyzowane dane wejściowe
System rozpoznaje faktury, które mają przewidywalny układ - nagłówek, pozycje, stopka. Dokumenty tworzone ad hoc lub skanowane pod kątem wymagają wcześniejszego przeglądu i ewentualnej korekty szablonów.
Czas na konfigurację - od 2 do 6 tygodni
Pierwsze tygodnie to mapowanie pól, testy na rzeczywistych dokumentach i korekty reguł walidacji. Nie ma skrótu - im więcej typów faktur obsługujesz, tym dłużej trwa ten etap.
Osoba odpowiedzialna po twojej stronie
Wdrożenie wymaga kogoś, kto zna obieg dokumentów w firmie i może podejmować decyzje o wyjątkach. Bez takiego kontaktu konfiguracja się wydłuża, a błędy pojawiają się późno.
Dane z ponad siedmiu lat pracy z dokumentami
Liczby poniżej pochodzą z rzeczywistych wdrożeń - nie z symulacji ani testów laboratoryjnych. Każda firma miała inny układ faktur i inne wymagania dotyczące integracji.
Konkretne sytuacje, z którymi trafiają do nas firmy
Każdy z opisanych przypadków dotyczył realnego problemu operacyjnego - nie ogólnego „chcemy być bardziej cyfrowi".
Faktury z placów budowy - różne formaty, różni podwykonawcy
Firma zarządzała dokumentacją z kilkunastu aktywnych budów jednocześnie. Każdy podwykonawca wystawiał faktury inaczej. System nauczył się rozpoznawać 12 layoutów i przypisywać koszty do właściwych projektów bez ręcznego sortowania.
Faktury od kurierów i magazynów - setki dokumentów tygodniowo
Sklep internetowy otrzymywał faktury od 8 operatorów logistycznych w różnych formatach - PDF, CSV, e-mail z załącznikiem. Integracja z systemem ERP zajęła 3 tygodnie. Od tego momentu dane trafiają bezpośrednio do systemu bez eksportu ręcznego.
Kiedy automatyzacja faktur ma sens, a kiedy nie
System sprawdza się przy powtarzalnym wolumenie i przewidywalnych dostawcach. Jeśli firma obsługuje kilkanaście faktur miesięcznie od stałych kontrahentów - koszt wdrożenia może nie zwrócić się szybko. Poniżej typy sytuacji, w których różnica jest wyraźna.
Wysoki wolumen od wielu dostawców
Powyżej 200 faktur miesięcznie od co najmniej 10 różnych wystawców - tutaj ręczne przetwarzanie generuje błędy i opóźnienia, które da się zmierzyć.
Faktury w kilku językach lub walutach
Firmy z zakupami zagranicznymi często mają problem z przeliczaniem i przypisywaniem walut. System obsługuje dokumenty w języku polskim, angielskim i niemieckim.
Brak spójnego procesu zatwierdzania
Jeśli faktury trafiają do różnych osób w zależności od kwoty lub działu - system może odwzorować te reguły i kierować dokumenty automatycznie do właściwej kolejki.
Integracja z istniejącym ERP
Wiele firm ma już system finansowy, ale dane wprowadza się do niego ręcznie. qytakae łączy się z popularnymi platformami przez API lub eksport strukturyzowany.
Audyt i archiwizacja dokumentów
Każda przetworzona faktura jest indeksowana i dostępna do przeszukiwania. Przy kontroli skarbowej lub audycie wewnętrznym czas wyszukiwania spada z godzin do sekund.
Sezonowe skoki wolumenu
Handel detaliczny, budownictwo, branża eventowa - firmy z nieregularnym napływem dokumentów potrzebują systemu, który skaluje się bez zatrudniania dodatkowych osób.